ভিডিও কনফারেন্স মিটিং এ নিজেকে আকর্ষণীয়ভাবে তুলে ধরুন ।। পাঁচটি কার্যকারী টিপস

ভিডিও কনফারেন্স মিটিং এ নিজেকে আকর্ষণীয়ভাবে তুলে ধরুন ।। পাঁচটি কার্যকারী টিপস

অফিসিয়াল ভিডিও কনফারেন্সিং অনেকের পক্ষে চ্যালেঞ্জিং হতে পারে, বিশেষত যারা ব্যক্তিগতভাবে অফিসিয়াল মিটিং এর সাথে বেশি পরিচিত নয়। বিশেষ করে, যারা নতুন প্রযুক্তির সাথে মানিয়ে নিতে বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখীন হচ্ছেন এটি তাদের জন্য আরও বেশি কঠিন হয়ে পড়ে। 

আপনাকে আপনার সহকর্মীদের সামনে নিজেকে বিব্রত করা থেকে বাঁচাতে এবং ভিডিও কনফারেন্সিংয়ে নিজেকে একজন পেশাদার হিসাবে প্রতিষ্ঠিত করার জন্য, ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের জন্য নিম্নোক্ত বিষয়গুলো খেয়াল রাখতে হবেঃ 

১. মিটিং এর আগেই লিখিত এজেন্ডা তৈরি করুন

মনে করুন আপনি নিজের কোম্পানির কর্মচারীদেরকে নিয়ে একটি মিটিং এ বসলেন, সবাই সঠিক সময়ে মিটিং এ উপস্থিত হল কিন্তু আপনি কি বলবেন সেটাই ঠিক করেননি। এখন সবার সামনে আপনি কোন বিষয়ে কথা বলবেন সেটা নিয়ে চিন্তা করছেন। একটু চিন্তা করে দেখুন তো আপনার মান সন্মান তখন কোথায় যাবে!! আপনি যদি কোনও মিটিং এর সময় নির্ধারণ করে থাকেন তবে আপনার সাথে আগে থেকেই এজেন্ডাটি প্রস্তুত এবং ভাগ করুন। একটি এজেন্ডা ভাগ করে, উপস্থিতরা কী প্রত্যাশা করবেন তা অনুমান করতে পারেন, এটি কত দিন চলবে এবং যদি অংশগ্রহণের কোনও উপাদান থাকে, তবে তাদেরকে কথা বলার বিষয়গুলি প্রস্তুত করার সুযোগ দেবে। আপনি যদি এরকম কোনও অনলাইন মিটিং এ যোগ দিচ্ছেন তবে এজেন্ডা জিজ্ঞাসা করতে দ্বিধা করবেন না। 

২. সবসময় নিজেকে প্রস্তুত রাখুন

একটা মিটিং এর আয়োজন করে সেটার আলোচ্চ্য বিষয়গুলো উপস্থাপন করার জন্য নিজেকে অবশ্যই প্রস্তুত রাখতে হবে। এজেন্ডাটি দেখুন এবং সেই অনুযায়ী নিজেকে প্রস্তুত করুন। আপনার পাশে আপনার ফোনে (বা একটি নোটপ্যাডে) নোটগুলি রাখুন এবং আপনার রেফারেন্সের জন্য প্রয়োজনীয় কিছু বুকমার্ক করুন। যেহেতু আপনার নিজের মতামতগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য আপনার অনেক সময় নাও থাকতে পারে, তাই পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। এখন, আপনি যদি কোনও নতুন গ্রুপের সাথে কথা বলতে অস্বস্তি বোধ করেন তবে আপনি আগে থেকেই অনুশীলন করে নিজেকে প্রস্তুত করে ফেলুন। এছাড়াও, আপনি যদি মিটিং এ যোগ দিতে না পারেন তাহলে আগে থেকেই জানিয়ে দিন। 

৩. আগে থেকেই আপনার হার্ডওয়্যার এবং ইন্টারনেট সংযোগ চেক করে নিন

কোনো ভিডিও কনফারেন্স এ যোগদানের আগে বা হোস্টিংয়ের আগে করণীয় গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির মধ্যে একটি হল আপনার হার্ডওয়ারটি (মাইক্রোফোন, স্পিকার, হেডফোন) কাজ করে কিনা এবং আপনার ইন্টারনেট গতি একটি ভিডিও কল করার জন্য যথেষ্ট দ্রুত কিনা সেটি চেক করে নিন। আপনার ইন্টারনেট সংযোগ পরীক্ষা করতে আপনি খুব তাড়াতাড়ি অনলাইনে ইন্টারনেট স্পিড চেক করে নিতে পারেন। আপনার যদি কিছু সমস্যা হয় তবে আপনার সহকর্মীদের আগে থেকে জানিয়ে রাখুন।  

৪. আপনার ঘরটির অগোছালো ব্যাকগ্রাউন্ড পরিবর্তন করুন

হয়তো আপনার বাড়িতে অফিস সেটআপ নেই বা আপনার ঘরটি অগোছালো হতে পারে। তবে, আপনি ভিডিও কনফারেন্সিং প্লাটফর্ম যেমন- জুম, মাইক্রোসফ্ট, স্কাইপ ইত্যাদিতে কনফেরেন্সিং এ যোগদানের আগে ব্যাকগ্রাউন্ড জিনিসগুলি কিছুটা পরিবর্তন করে নিজেকে স্মার্ট হিসেবে তুলে ধরতে পারেন। সেক্ষেত্রে ব্যাকগ্রাউন্ড এ রঙ্গিন পর্দা অথবা সুন্দর পেইন্ট আর্ট ব্যাবহার করতে পারেন। 

৫. বাসার মদ্ধে সবচেয়ে শান্ত ও নিরিবিলি স্থান নির্বাচন করুন

আপনার ভিডিও কলগুলির জন্য নিরিবিলি জায়গা খুঁজে পাওয়া জরুরী, যাতে আপনি আপনার সহকর্মীদের আরও ভাল করে শুনতে পান। এটি আপনার মাইক চালু থাকা অবস্থায় অবাঞ্ছিত শব্দ থেকে আপনাকে পরিত্রান দিবে। এমন জায়গা নির্বাচন করবেন না যেখানে আপনার কথার প্রতিধ্বনি তৈরি হতে পারে। এছাড়াও, আপনার পরিবারের সদস্যদের আগে থেকে জানিয়ে রাখুন যে আপনি ভিডিও মিটিং এ থাকবেন। অন্যথায়, মিটিং এর সময় বিব্রতকর সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন। 

আরও কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষসয়সমুহঃ 

এই ক্ষেত্রে আরও কিছু বিষয় খেয়াল রাখতে হবে–

১. আপনি যদি কথা না বলেন তবে আপনার মাইকটি বন্ধ রাখবেন,

২. কনফেরেন্স চলাকালীন একে অপরের সাথে কথা না বলে এবং প্রশ্ন জিজ্ঞাসার জন্য চ্যাট ফাংশনটি ব্যবহার করুন,

৩. মিটিং এর সময় নিজেকে বিচলিত হতে দিবেন না, 

৪. আপনার শ্রোতাদের জন্য সুন্দর পোশাক পরিধান করুন,

৫. সঠিকভাবে ক্যামেরা ফ্রেমিং করুন, 

৬. ক্যামেরাতে আপনাকে সুন্দরভাবে উপস্থাপনের জন্য পর্যাপ্ত লাইটিং নিশ্চিত করুন।

------------

আতিক মাহমুদ